Voor de Disability Case Manager ingeschakeld wordt, moet er onderkend zijn dat langdurig verzuim dreigt bij de werknemer. Verschillende actoren betrokken bij de afwezigheid van deze werknemer kunnen een rol spelen bij deze onderkenning. Deze actor kan in samenspraak met de werknemer de casus aanmelden bij de Disability Case Manager.

Disability Management benadrukt het belang van vroege interventie. Hoe vroeger een werknemer, die omwille van gezondheidsproblemen/functiebeperkingen aangemeld wordt, hoe sterker de ‘occupational bonding’ tussen werkgever en werknemer en hoe groter de slaagkansen van een re-integratietraject.

In de vorige stap werd bij de werknemer en de werkgever de bereidheid bekomen om mee te werken aan een re-integratietraject. In deze tweede stap zal de Disability Case Manager een duidelijk beeld schetsen van de oorzaak van uitval. Om adequate oplossingen te kunnen vinden, is het immers van belang om inzicht te hebben in het complex aan oorzakelijke factoren.

Het is belangrijk dat bij de verschillende actoren wordt gepeild wat hun visie is op de uitval en de oorzaak ervan. Eerst dient bij de werkgever en de werknemer worden nagegaan hoe de vork aan de steel zit. Daarna kunnen ook andere spelers gecontacteerd worden om hun mening weer te geven. De Disability Case Manager legt vervolgens de verschillende visies samen, en koppelt de probleemanalyse terug naar alle actoren. Op basis van deze informatie wordt beslist of verdere begeleiding door een Disability Case Manager noodzakelijk is.

In deze stap staat het zoeken naar een aanpak en het opstellen van een handelingsplan, samen met de werknemer en werkgever centraal. Dit handelingsplan wordt bepaald door het re-integratiedoel. Er zijn verschillende mogelijke doelen binnen een re-integratietraject: re-integratie in de eigen functie, re-integratie in de eigen functie met (tijdelijk) andere condities, re-integratie in de eigen functie met (tijdelijk) andere taakinhoud, re-integratie in de eigen functie in een andere afdeling, re-integratie in een andere functie in de eigen of andere afdeling.

Eénmaal dat het re-integratiedoel vastligt, kan de Disability Case Manager een inzicht verwerven in de wettelijke re-integratiemogelijkheden en de nodige acties om de re-integratie te kunnen realiseren.
Samen met de werknemer en werkgever stelt de Disability Case Manager vervolgens een handelingsplan op. Het handelingsplan is een werkplan waarin de verdeling van de werkzaamheden beschreven staat. De samenwerking tussen de verschillende actoren wordt erin expliciet beschreven en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het plan maakt het ook mogelijk om de uitkomsten van alle activiteiten en inspanningen te evalueren.

Het ontwikkelen van een handelingsplan vormt een cyclisch en dynamisch proces: het plan wordt op regelmatige tijdstippen opgevolgd en bijgestuurd.

Het handelingsplan wordt geconcretiseerd. Dit houdt in dat de verschillende organisaties/personen die bij een actie betrokken zijn, gecontacteerd en geïnformeerd worden over hun rol bij de re-integratie. Een belangrijke taak van de Disability Case Manager tijdens de uitvoering van het handelingsplan, is het opvolgen van de gemaakte afspraken.

Het is belangrijk een re-integratieproces te evalueren.

Door een evalatie kan men nagaan in hoeverre de vooropgestelde doelen bereikt zijn en of het handelingsplan is gevolgd. Daarnaast kan men, door terug te kijken op het traject, er een leerervaring van maken voor toekomstige re-integratietrajecten.

Ook follow-up van de werknemer is nodig: de Disability Case Manager neemt op regelmatige basis contact op met de werkgever en werknemer om te informeren of de tewerkstelling verder vlot loopt.